fbpx

3 myter inom offentlig upphandling

En glasskiva där någon har skrivit orden facts och myths. En hand håller i en penna och har strukit över ordet myths.

Vård & Omsorg

Inom upphandling i Sverige pratas det ofta om den goda affären vilket anses vara det självklara målet med offentlig upphandling. För att skapa den goda affären krävs ett förhållande mellan upphandlande myndighet och leverantören som liknar ett partnerskap. Alla som har varit i ett partnerskap vet att nyckeln till framgång är en god dialog då parterna förstår och respekterar varandra och där möjligheterna till utveckling frodas.

När det gäller upphandling finns det många olika myter som ständigt florerar. Jag anser att det är viktigt att slå hål på gamla myter då de faktiskt motarbetar den goda affären.

Upphandlingsmyndigheten har på sin webbsida listat sex myter som kan stoppa en dialog i upphandling. Jag tänker ta upp tre av dessa som jag tycker är oroväckande att de fortfarande har stor utbredning:

Myt nr 1: ”Prata inte med leverantören före en upphandling”

Att prata med leverantörer före en upphandling genom dels att bjuda in dem för att presentera vad som finns på marknaden, ringa och ställa frågor, och be dem beskriva t.ex. hur man på bästa sätt ställer miljökrav inom det specifika området skapar bra förutsättningar för båda parter inför ett avtal. Upphandlaren kan på detta sätt få ett bra underlag och kanske t.o.m. minskar arbetsbelastningen vid framtagande av förfrågningsunderlagen och minimera antal frågor från leverantörer under anbudstiden.

Guide: Att upphandla arbetskläder för kommun & landsting med bästa resultat

Oavsett vad som ska upphandlas så är det faktiskt leverantören som är experten på varan/tjänsten. Upphandlaren hanterar kanske ämnet var fjärde år, och kan inte förväntas vara expert inom området, framförallt när det ena dagen ska upphandlas textilservice och nästa dag t.ex. musselodling.

Myt nr 2: ”Belasta inte leverantörer med dialog inför en upphandling”

Vi som leverantör vill, kan och ska jobba med att ha en aktiv dialog med nuvarande och blivande kunder. Vi ser tyvärr allt för ofta gamla underlag innehållande fel som kopierats rakt av och som faktiskt inte leder till en god affär.

Leverantören, som jobbar med detta dagligen, vet vad som är nytt på marknaden och kan säga var fallgroparna finns. Vad som också kan komma fram vid en bra dialog är att det kanske inte ens finns den produkt/tjänst på marknaden som verksamheten vill ha. Upphandlaren behöver kanske använda innovationspartnerskap för att kunna tillgodose verksamhetens behov.

För leverantörerna ger en bra dialog en mer effektiv och kvalitetsmässigt bättre anbudsprocess. Leverantören kan fokusera på att skapa det bästa erbjudandet istället för att under frågor- och svarsprocessen försöka påvisa problem i upphandlingen, som i slutändan riskerar att upphandlingen måste avbrytas för att det till slut blir väsentliga förändringar.

En dialog anser jag även minskar risken för överprövningsärenden och skapar tydligare utvärderingsmodeller med mer transparens. Detta ger en god förutsättning för myndigheter att våga sig på mer komplexa utvärderingsmodeller som ger utrymme för den goda affären.

Myt nr 3: ”Det är inte tillåtet att tala om när en upphandling ska annonseras”

Precis som för upphandlare har leverantörer flera pågående anbudsprocesser. Att informera om ungefär när en upphandling förväntas komma ut ger leverantörerna bättre förutsättningar att planera sitt verksamhetsår vad gäller resurser m.m. för att kunna ge ett så konkurrenskraftigt anbud som möjligt.

Så låt oss slå hål på myterna om dialog och skapa goda affärer i partnerskap som är kostnadseffektiva, tar hänsyn till hållbar utveckling, främjar konkurrens och innovationer och som i slutändan har våra medborgares bästa intresse i fokus.

[cta-upphandla-vard]

/ Sofia Stark

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.