fbpx
Pengar på hög - Textilia

4 faktorer som driver kostnader vid upphandling av personalkläder

Vård & Omsorg

Kostnadseffektivitet är ofta ett ledord när man ska påbörja en upphandling av personalkläder. Det är såklart helt naturligt, eftersom de allra flesta av oss vill ha en så bra vara eller tjänst som möjligt till ett så lågt pris som möjligt.

Men vad är det som driver upp kostnader i en upphandling av personakläder? Vi har listat fyra vanliga faktorer.

1. Specifika krav på plaggens utformning, material och färg.

Att ställa för specifika och snäva krav på personakläderna vad gäller materialsammansättning, mått, färger och t.ex. placering på fickor är en typisk faktor som kan driva upp kostnaderna. Det kan även leda till väldigt många frågor från alla anbudsgivare, vilket kan vara tidsödande att hantera.

För att få en kostnadseffektiv tjänst är det bättre att tydligt beskriva vad kläderna ska ha för funktion: ex. ”byxorna får ej vara genomskinliga och ska ha en ficka som passar för telefon”, istället för ”byxorna ska ha gramvikt på 300 gram/m2 och ha en telefonficka med lock och tryckknapp, 50 cm upp på höger ben”.

Då har textilserviceleverantörerna större möjlighet att erbjuda sitt standardsortiment istället för skräddarsydda lösningar, vilket håller kostnaderna för plaggen nere. Varje textilserviceleverantör har olika sortiment med olika materialsammansättningar och utseende på sina plagg men som ändå uppfyller samma funktion. Det finns såklart tillfällen då plaggen behöver ha ett väldigt specifikt utseende för att uppfylla sin funktion, men det är bra att fundera på vilka krav som verkligen är nödvändiga.

2. Dam- och herrmodeller

Att efterfråga personalkläder i unisexmodell, istället för i dam- och herrmodell, är ett bra sätt att hålla kostnaderna nere både på kort och på lång sikt. Om textilstocken innehåller enbart unisexmodeller kan kläderna användas av alla som jobbar på avdelningen, men om det är uppdelat på dam- och herrmodeller blir det, av förklarliga skäl, en begränsning i vilka plagg som kan användas av vem. Då blir det svårare att bedöma dagsbehovet av kläderna och leverantören behöver sätta in fler plagg av varje modell för att inte riskera att någon blir utan.

Unisexkläder underlättar även när personal slutar eller byter avdelningar och när vikarier behöver plagg eftersom man inte behöver ta hänsyn till dam- och herrmodell. Då riskerar man inte att t.ex. flera uppsättningar av damkläder bara ligger oanvända och kostar pengar i onödan.

Guide: Att upphandla arbetskläder för kommun & landsting med bästa resultat

3. Person- och avdelningsmärkta plagg

För att få den mest kostnadseffektiva tjänsten är det en god idé att inte ställa krav på att personaklädederna ska vara märka med personnamn och/eller avdelningsnamn. Det är dyrare att köpa in personmärkta kläder och hanteringen på tvätteriet blir mer tidskrävande, vilket kan leda till ett högre anbudspris. Precis som för dam- och herrmodeller i förra stycket kan det även innebära att leverantören behöver sätta in fler antal plagg, vilket kan öka kostnaderna.

Värt att nämna är att även om plaggen inte är person- och avdelningsmärkta så kommer de vara ID-märkta. Information om exempelvis när plagget tvättades senast, antal tvättar samt vart plagget befinner sig kan därför alltid plockas fram även om de inte är avdelningsmärkta. Så er service påverkas inte negativt genom att inte ha med en sådan märkning.

4. Avtalstiden

Avtal inom textilservicebranschen brukar normalt löpa på tre år med möjlighet till förlängning på ett år. Anledningen är att personalkläder vanligtvis hinner bli avskrivna under de första tre åren av avtalstiden och då kvarstår inget restvärde när avtalet löper ut.

En avtalstid på tre år eller längre ger därför anbudsgivarna möjlighet att lämna bättre priser i anbudet då de inte behöver ta hänsyn till eventuellt restvärde på plaggen när avtalet tar slut.

Det finns även en miljömässig fördel med att inte ha för korta avtal då tillverkning av textilier påverkar jordens resurser. Så det är bra att de textilier som tagits fram nyttjas under hela sin livslängd.

Det är såklart inte enbart kostnader som avgör om en upphandling blir lyckad eller inte, det är lite mer komplicerat än så. Här kan du t.ex. läsa om hur Ludvika kommun gjorde i sin upphandling och vad som var deras nycklar till framgång.

Guide för att köpa in textilservice för privat vård och omsorg Ladda ner kostnadsfri guide!

 

/ Petter Nilsson

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *