fbpx
Pengar på hög - Textilia

4 faktorer som driver kostnader vid upphandling av personalkläder

Vård & Omsorg

Kostnadseffektivitet är ofta ett ledord när man ska påbörja en upphandling av personalkläder. Det är såklart helt naturligt, eftersom de allra flesta av oss vill ha en så bra vara eller tjänst som möjligt till ett så lågt pris som möjligt.

Inför upphandlingen är det därför viktigt att komma ihåg att krav driver kostnader och att ni därför inte bör ställa krav som inte är viktiga för er eller som inte är relevanta för tjänsten som upphandlas. 

Alla krav på hantering, vare sig det exempelvis är inom produktion, distribution eller hittegodshantering och som skiljer sig från leverantörens rutiner och hantering kommer att göra tjänsten dyrare för er. 

Ni ska så klart ställa krav  – men bör ställa krav på ATT något ska utföras och inte HUR det ska utföras – om det inte är väldigt viktigt för er verksamhet.

Vi vill här lyfta 4 vanliga faktorer som driver kostnader

  1. Specifika krav på textiliernas utformning, material och färg
  2. Dam- och herrmodeller
  3. Person- och avdelningsmärkta plagg
  4. Avtalstiden

1. Specifika krav på plaggens utformning, material och färg.

Att ställa för specifika och snäva krav på textilierna vad gäller materialsammansättning, mått, färger och t.ex. placering på fickor är en typisk faktor som kan driva upp kostnaderna. ​

Varje textilserviceleverantör har olika sortiment med olika materialsammansättningar och utseende på sina textilier men som ändå uppfyller samma funktion. ​

För att få en kostnadseffektiv tjänst är det bättre att tydligt beskriva vad kläderna ska ha för funktion: ex. ”byxorna får ej vara genomskinliga och ska ha en ficka som passar för telefon”, istället för ”byxorna ska ha gramvikt på 300 gram/m2 och ha en telefonficka med lock och tryckknapp, 50 cm upp på höger ben”.

Då har textilserviceleverantörerna större möjlighet att erbjuda sitt standardsortiment istället för skräddarsydda lösningar, vilket håller kostnaderna för textilierna nere. ​

Att ställa detaljerade krav kan även leda till väldigt många frågor från anbudsgivare under upphandlingsprocessen, vilket kan ta mycket tid att hantera för upphandlande myndighet. ​

Sen finns det finns såklart tillfällen då vissa textilier behöver ha ett väldigt specifikt utseende för att uppfylla sin funktion, men det är bra om ni funderar på vilka krav som verkligen är nödvändiga att ställa.

2. Dam- och herrmodeller

Att efterfråga personalkläder i unisexmodell, istället för i dam- och herrmodell, är ett bra sätt att hålla kostnaderna nere både på kort och på lång sikt. Om textilstocken innehåller enbart unisexmodeller kan kläderna användas av alla som jobbar på avdelningen, men om det är uppdelat på dam- och herrmodeller blir det, av förklarliga skäl, en begränsning i vilka plagg som kan användas av vem. Då blir det svårare att bedöma dagsbehovet av kläderna och leverantören behöver sätta in fler plagg av varje modell för att inte riskera att någon blir utan.

Unisexkläder underlättar även när personal slutar eller byter avdelningar och när vikarier behöver plagg eftersom man inte behöver ta hänsyn till dam- och herrmodell. Då riskerar man inte att t.ex. flera uppsättningar av damkläder bara ligger oanvända och kostar pengar i onödan.

Guide: Att upphandla arbetskläder för kommun & landsting med bästa resultat

3. Person- och avdelningsmärkta plagg

För att få den mest kostnadseffektiva tjänsten är det en god idé att inte ställa krav på att personaklädederna ska vara märka med personnamn och/eller avdelningsnamn. Det är dyrare att köpa in personmärkta kläder och hanteringen på tvätteriet blir mer tidskrävande, vilket kan leda till ett högre anbudspris. Precis som för dam- och herrmodeller i förra stycket kan det även innebära att leverantören behöver sätta in fler antal plagg, vilket kan öka kostnaderna.

Värt att nämna är att även om plaggen inte är person- och avdelningsmärkta så kommer de vara ID-märkta. Information om exempelvis när plagget tvättades senast, antal tvättar samt vart plagget befinner sig kan därför alltid plockas fram även om de inte är avdelningsmärkta. Så er service påverkas inte negativt genom att inte ha med en sådan märkning.

4. Avtalstiden

Den sista faktorn är avtalstiden som även det har en påverkan på kostnaderna då korta avtal leder till dyrare priser. Leverantören behöver hinna skriva av textilierna under avtalstiden vilket en avtalstid på fyra år eller längre möjliggör.

Med en avtalstid på fyra år behöver varken kunden eller leverantören ta hänsyn till eventuellt restvärde på plaggen när avtalet tar slut vilket håller kostnaderna nere.

Det är såklart inte enbart kostnader som avgör om en upphandling blir lyckad eller inte, det är lite mer komplicerat än så. Här kan du t.ex. läsa om hur Ludvika kommun gjorde i sin upphandling och vad som var deras nycklar till framgång.

Att upphandla arbetskläder till kommun & landsting med bästa resultat Ladda ner vår guide

 

/ Petter Nilsson

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *