fbpx

Ludvika kommun visar vägen

Arbetsskjortor i olika färger

Vård & Omsorg

En bra sammansatt projektgrupp och en god dialog med leverantörer är några av nycklarna till framgång. Den upphandling av tvättjänst och arbetskläder som nyligen gjorts åt Ludvika kommun lyfts fram som ett bra exempel på ett genomarbetat förfrågningsunderlag och väl genomförd upphandling.

När Ludvika kommun började fundera på sin kommande upphandling av tvättjänst och hyra av personalkläder var det många frågor som dök upp. Hur skulle man göra med arbetskläder för de 300 sommarvikarier som stöttar verksamheten varje sommar. Och hur skulle man göra med användarnas önskemål om att ha personmärkta kläder?

Karolina Gistö, UpphandlingsCenter
Karolina Gistö, upphandlare vid UpphandlingsCenter

Nycklarna till framgång

Vi har frågat Karolina Gistö, Upphandlare vid UpphandlingsCenter, och ansvarig för upphandlingen om vad hon anser är nycklarna till framgång.

Det kanske allra viktigaste för en lyckad upphandling är att säkerställa att det vi upphandlar, i detta fall arbetskläder, fyller de faktiska behoven i verksamheten. Här vill jag verkligen lyfta fram den interna dialogen och samarbetet med enhetschefer från LSS Psykiatrin, hemtjänsten, Säbo (Särskilda boenden och Äldreboenden). Det är deras kunskap som sakkunniga som gjort att vi kunnat ställa rätt krav.

Man brukar säga att det är viktigt att vara ute i god tid. Hur långt i förväg planerade ni ert arbete?

Vi satte ihop arbetsgruppen och kom igång ungefär 4-5 månader innan upphandlingen gick ut. I början handlade det mest om informationsinsamling och vi hade avstämningsmöten ungefär en gång i månaden för att mot slutet av upphandlingen träffas en gång i veckan.

Hur gick ni tillväga för att samla in information?

Jag tillsammans med sakkunniga läste in oss på området och hade mycket kontakt med branschens leverantörer för att få hjälp och råd. Vi samlade även alla våra frågor via en RFI (Request for information) som publicerades via e-avrop och fick in många bra svar på alltifrån kassation och restvärde till miljökrav. Vi fick också en mycket bra hjälp av Textilhandboken som SIS, Swedish Standard Institute, tagit fram, när det gäller standarder och krav.

Utifrån informationen ni fick in – var de något ni ändrade på i ert ursprungliga underlag?

Ja, under upphandlingsskedet ändrade vi kravet på personmärkta plagg. Personalen hade tidigare haft personmärkta plagg. Detta plus en uppsättning sommarplagg till vikarier som låg oanvända större delen av året kostade kommunen en hel del pengar. Vi gick helt ifrån kravet på personmärka plagg vilket direkt blev en mycket stor besparing.

Hur har socialstyrelsens direktiv angående ökad basal hygien påverkat upphandlingen?

Inte alls när det gäller själva grundupphandlingen. Kommunen tillhandahåller sedan tidigare arbetskläder och tvättjänst till personalen där avtalstiden är på väg att löpa ut. Men det som är ett direkt resultat av Socialstyrelsens ökade hygienkrav är att vi på merparten av enheterna går ifrån 6 uppsättningar arbetskläder per person till 11 uppsättningar per person då de enligt de nya hygienkraven skall bytas varje dag. Dessutom har omsorgen fått utökad budget för att även LSS/Psykiatri ska få tillgång till personalkläder.

I förfrågningsunderlaget valde ni att lämna några frågor öppna – vad var anledningen till detta?

När det gällde själva plaggen försökte vi att fokusera på funktion och bekvämlighet istället för att ställa för mycket krav på detaljer. Vi försökte att renodla och sålla bort så mycket onödiga krav som möjligt. Ett exempel på detta var att istället för att ange gramvikt på plagg så skrev vi istället användningsområden ”lämpliga för inomhusbruk”. Dock angav vi minimikrav på vissa fickor och att det skulle vara minst två färger men detta var valbart och upp till leverantören att föreslå.

Hur genomfördes bedömningen av design och bekvämlighet?

En testgrupp med representanter från varje verksamhetsområde hade valts ut av den egna personalgruppen. Testgruppen fick prova plaggen utifrån deras olika behov i vardagen.

Vad är dina bästa tips till andra som planerar att genomföra en liknande upphandling?

  1. Projektgruppen är A och O. Se till att fånga de verkliga behoven i verksamheten genom att involvera sakkunniga i projektet redan ifrån början. Viktigt är även att de som ställer upp som sakkunniga har förutsättningar att kunna delta i form av tid.
  2. Börja i god tid med underlaget och ha med i beräkningen att leveranstiden för första leverans är mellan 4-6 månader efter utprovning och beställning.
  3. Var inte rädd för att tidigt etablera kontakt med leverantörerna för att få tips och råd. Plaggen skall fungera i en industriell tvättprocess och detta ställer helt andra krav både på plaggen och hanteringen är vad man kanske hade tänkt på från början.
  4. Undvik personmärkta plagg. Det finns egentligen inga fördelar och det blir väldigt kostsamt.
  5. Undersök marknaden innan – vad som finns och vad som är möjligt.
  6. Undvik att specificera för mycket detaljer i kraven. Fokusera på typ av plagg och önskad funktion. Det finns standarder och en hel textilindustri som bara arbetar med dessa frågor.
  7. Det är viktigt att få med olika typer av arbetskläder som fungerar för olika behov. Hemtjänsten som är ute en del kanske vill ha en varmare byxa medan de som jobbar inne på boenden vill ha en svalare. Samtidigt är det viktigt att inte välja för många olika typer av plagg. Ett förslag kan vara att ha ett visst antal nederdelar att välja på och ett visst antal överdelar så det fungerar för både varmt och kallt.
  8. Tänk även på kulturella klädkoder och behov – exempelvis huvudduk och kjol så att alla får tillgång till rena arbetskläder.

Karolina Gistö är upphandlare på UpphandlingsCenter som är en upphandlingssamverkan i form av en gemensam nämnd som servar de 6 kommunerna – Ludvika, Borlänge, Falun, Säter, Gagnef och Hedemora samt tillhörande bolag och kommunalförbund med alla upphandlingar med vissa undantag. Karolina har även ansvarat för upphandlingen av textilservice åt Borlänge, Falun och Säters kommun.

Bakgrund

Ludvika kommun var tidigare en befintlig kund till Textilia, dock enbart avseende cirkulationstextilier. Personalplaggen levererades tidigare av en annan leverantör. Upphandlingsunderlaget kom ut under våren 2015 och Textilia tilldelades uppdraget i maj/juni 2015. Planerad uppstart är januari 2017. Då skall samtliga plagg vara utprovade, beställda och sättas i drift.

 

/ Anna Hallberg

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.