fbpx

Ludvika kommun

Det kanske allra viktigaste för en lyckad upphandling är att säkerställa att det vi upphandlar, i detta fall arbetskläder, fyller de faktiska behoven som finns i verksamheten.

- Ludvika kommun

Ludvika kommun visar vägen.

Den upphandling av tvättjänst och arbetskläder som gjorts åt Ludvika kommun 2016 lyfter vi fram som ett bra exempel på ett genomarbetat förfrågningsunderlag och väl genomförd upphandling.
Vi pratade med Karolina Gistö, Upphandlare vid UpphandlingsCenter, och ansvarig för upphandlingen om vad hon anser var nycklarna till framgång.

Det kanske allra viktigaste för en lyckad upphandling är att säkerställa att det vi upphandlar, i detta fall arbetskläder, fyller de faktiska behoven som finns i verksamheten. Här vill jag verkligen lyfta fram den interna dialogen och samarbetet med enhetschefer från LSS Psykiatrin, hemtjänsten, Säbo (Särskilda boenden och Äldreboenden). Det är deras kunskap som sakkunniga som gjort att vi kunnat ställa rätt krav.

Hur långt i förväg planerade ni ert arbete? Vi satte ihop arbetsgruppen och kom igång ungefär 4–5 månader innan upphandlingen gick ut. I början handlade det mest om informationsinsamling och vi hade avstämningsmöten ungefär en gång i månaden för att mot slutet av upphandlingen träffas en gång i veckan.

Hur samlade ni in informationen? Tillsammans med sakkunniga läste vi in oss på området och hade mycket kontakt med branschens leverantörer för att få hjälp och råd. Vi samlade även alla våra frågor via en RFI (Request For Information) som publicerades via e-avrop. Vi fick in många bra svar på alltifrån kassation och restvärde till miljökrav. Vi fick också en mycket bra hjälp av Textilhandboken som SIS, Swedish Standard Institute, tagit fram, när det gäller standarder och krav.

Utifrån informationen ni fick in – var de något ni ändrade på i ert ursprungliga underlag? Ja, under upphandlingsskedet ändrade vi kravet på personmärkta plagg. Personalen hade tidigare haft personmärkta plagg. Detta, plus en uppsättning sommarplagg till vikarier som låg oanvända större delen av året, kostade kommunen en hel del pengar. Vi gick helt ifrån kravet på personmärka plagg vilket direkt blev en mycket stor besparing.

Hur har socialstyrelsens direktiv angående ökad basal hygien påverkat upphandlingen? Inte alls när det gäller själva grundupphandlingen. Kommunen tillhandahöll sedan tidigare arbetskläder och tvättjänst åt personalen där avtalstiden var på väg att löpa ut. Men det som blev ett direkt resultat av Socialstyrelsens ökade hygienkrav var att vi på merparten av enheterna gick ifrån 6 uppsättningar arbetskläder per person till 11 uppsättningar per person då de enligt de nya kraven skall bytas varje dag. Dessutom har omsorgen fått en utökad budget för att även LSS/Psykiatri ska få tillgång till personalkläder.

I förfrågningsunderlaget valde ni att lämna vissa frågor öppna – vad var anledningen till detta? När det gällde själva plaggen försökte vi att fokusera på funktion och bekvämlighet istället för att ställa för många krav på detaljer. Vi försökte att renodla och sålla bort så många onödiga krav som möjligt. Ett exempel på detta var att istället för att ange gramvikt på plagg så skrev vi istället användningsområden, som t.ex. ”lämpliga för inomhusbruk”. Dock angav vi minimikrav på vissa fickor och att det skulle vara minst två färger men detta var valbart och upp till leverantören att föreslå.

Hur genomfördes bedömningen av design och bekvämlighet? En testgrupp med representanter från varje verksamhetsområde valdes ut av den egna personalgruppen. Testgruppen fick prova plaggen utifrån deras olika behov i vardagen.